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Puede que nadie dude de lo beneficioso que resulta para las empresas invertir en la formación de sus propios empleados, pero se pueden encontrar dificultades cuando los parámetros son difícilmente medibles.
Vamos a analizar qué es el ROI de capacitación y cómo medirlo para determinar en qué medida las formaciones de empleados han contribuido a generar rentabilidad para el negocio.
Qué es el ROI
El ROI, o también llamado Return of Investment (retorno de inversión) es un índice que mide el resultado de cualquier acción en la que ha sido necesario invertir algo, ya sea en forma de dinero, tiempo o recursos; concretamente, el ROI da información de cuánto dinero ha generado una acción.
El ROI en la empresa se puede utilizar para medir los resultados que arrojan las distintas estrategias que se implantan, desde comerciales o de marketing hasta, incluso, las de formación.
Se da por hecho que todas estas acciones persiguen generar cierto beneficio económico, y mediante el índice ROI la empresa sabrá aproximadamente cuánta rentabilidad se ha obtenido a partir de la inversión realizada.
La idea de calcular el ROI es convertir tanto los costos como los beneficios de la capacitación en un valor único, por ejemplo, euros o dólares.
Esto es realmente genial porque te permite hacer una comparación directa y llegar a una conclusión clara sobre la efectividad del entrenamiento.
Cómo medir el ROI de un proceso de capacitación y formación de empleados
El ROI es una métrica que resulta familiar para cualquier experto financiero y tiene mucha credibilidad entre los ejecutivos.
Si pueden ver fácilmente la relación entre los esfuerzos de capacitación y los resultados comerciales, el proyecto de capacitación atrae mucha más atención y, por lo tanto, obtiene más respeto y recursos.
Fórmula de cálculo del ROI
Sobre el papel, la fórmula del ROI es sencilla:
ROI = ((Ingresos obtenidos – Inversión realizada) / Inversión realizada) x 100
En líneas generales, un ROI que positivo significará que la acción está produciendo beneficios; un ROI negativo nos dirá que la acción está suponiendo pérdidas.
Por ejemplo:
Si hemos invertido 100 euros y hemos ganado 140
ROI= (140 – 100)/100*100= 40%
Tendremos un ROI del 40 %: por cada euro invertido, hemos recuperado 0,4 euros de beneficio.
Si por el contrario invertimos 140 y ganamos 100
ROI = (100-140)/100*100= -40%
Esto significa que la acción no fue rentable y el esfuerzo y recursos dedicados no mereció la pena.
Definición de métricas aisladas
Cuando contamos con números exactos, multiplicar y dividir es fácil, lo complicado es traducir indicadores a métricas concretas especialmente si el curso no está directamente relacionado con ventas o una producción que tenga un valor monetario directo.
Al realizar una evaluación de la formación en la empresa, sabremos si esta ha reportado un beneficio económico o no a través de ciertas métricas, empleadas para medir el impacto concreto de las acciones formativas en determinadas áreas.
Por lo tanto, tendremos que identificar la métrica concreta con la que mediremos su impacto; no se puede determinar el éxito o el fracaso de la acción en cómputo global sin haber analizado antes su repercusión individual en distintos aspectos de la compañía.
Por ejemplo:
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- Número de nuevos clientes.
- Tiempo para completar proyectos.
- Variación de la cifra de ventas.
- Tiempo de respuestas de soporte.
- Ratio de satisfacción del cliente.
Analizando una por una y cuantificando en valores numéricos estas métricas, podremos dirimir si el ROI de capacitación ha sido positivo o no.
Evaluación por niveles
Para evaluar el impacto de una acción de formación y capacitación en las personas el modelo más conocido es el desarrollado por Donald Kirkpatrick, profesor emérito de la universidad de Wisconsin, basado en cuatro puntos posteriormente estandarizados.
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- Reacción: feedback del alumno sobre la formación recibida.
- Aprendizaje: validación real de los conocimientos adquiridos.
- Comportamiento: cambio en la conducta de quien ha recibido la formación.
- Resultados: se contrastan estos datos con la métrica elegida.
Este modelo presupone que medir los resultados de una acción formativa en dinero muchas veces es imposible o no tiene sentido, por eso Jack Phillips actualizó el modelo de Kirkpatrick y presentó su metodología de ROI de 5 niveles añadiendo un punto aunque en realidad fueron 2 los niveles que añadió:
En un nivel 0:
Aporte: Cuanto se ha invertido en el programa de capacitación.
Los cuatro puntos de Kirkpatrick
y un quinto nivel:
ROI: ¿valió la pena la capacitación?
Según la metodología de Phillips, la evaluación del ROI consta de cuatro etapas;
Planificación, recopilación de datos, análisis de la información y optimización de resultados.
Y categoriza los datos de evaluación en 5 niveles que son los que cuentan la historia definitiva del éxito del programa:
Nivel 1: Reacción y acción planificada
En esta etapa el método de evaluación que más se utiliza es el cuestionario, ese que normalmente se le hace a las personas participantes al final de los programas.
Aunque este cuestionario es criticado por algunos investigadores, por la limitación de la relación entre el cuestionario y la satisfacción del alumnado, cuando se usa adecuadamente es una fuente de datos que predice el uso real de habilidades y conocimientos.
Esta evaluación responde a cinco preguntas.
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- ¿Es el programa relevante para las necesidades de las personas participantes?
- ¿Es el programa importante para el éxito de las personas participantes?
- ¿El programa proporcionó a las personas participantes nueva información?
- ¿Las personas participantes tienen la intención de usar lo que aprendieron en el programa?
- ¿Están las personas participantes dispuestas a recomendar el programa a otros?
Nivel 2: Aprendizaje
Todos los programas tienen un componente de aprendizaje.
Para cambiar el comportamiento de un participante para que aplique lo aprendido es necesario adquirir nuevos conocimientos y habilidades.
La medición del aprendizaje se lleva a cabo durante el programa de aprendizaje a través de diferentes tipos de evaluaciones.
Esta evaluación responde a dos preguntas críticas:
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- ¿Saben las personas participantes lo que se supone que deben hacer y cómo hacerlo?
- ¿Están las personas participantes seguras de aplicar sus conocimientos y habilidades recién adquiridos cuando abandonen el programa?
Nivel 3: Aplicación e implementación
La medición de la aplicación y la implementación de los conocimientos y habilidades adquiridas proporciona evidencia de que el aprendizaje se está transfiriendo al lugar de trabajo; que los empleados están haciendo algo diferente debido al aprendizaje.
El éxito de la aplicación e implementación de conocimientos se mide después de que las personas participantes hayan aplicado el conocimiento y las habilidades de forma rutinaria.
Los datos se recopilan a través de encuestas, cuestionarios, entrevistas, grupos focales, observacionales, planes de acción y contratos de desempeño.
Esta evaluación responde a cinco preguntas clave:
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- ¿En qué medida las personas participantes están aplicando sus conocimientos y habilidades recién adquiridos?
- ¿Con qué frecuencia las personas participantes aplican sus conocimientos y habilidades recién adquiridos?
- ¿Qué tan exitosos son las personas participantes con la aplicación?
- Si están aplicando sus conocimientos y habilidades, ¿qué respalda su esfuerzo?
- Si no están aplicando sus conocimientos y habilidades, ¿por qué no?
Nivel 4: Impacto empresarial
La medición del impacto comercial que el programa formativo tiene lo conecta con las métricas comerciales más importantes.
La mejora de la productividad, calidad, costo y el tiempo es fundamental para cualquier empresa.
Otras medidas como la satisfacción del cliente y empleados y la innovación también son relevantes.
Esta evaluación responde a dos preguntas principales:
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- ¿Cuál es la conexión comercial con la capacitación?
- ¿Cuál es el impacto de la formación en la organización?
El ROI de capacitación es útil para que la empresa evalúe el éxito de sus acciones formativas:
A través del análisis de distintas métricas por separado, se puede dibujar una vista global del impacto que han tenido las formaciones en el negocio.
Puedes ampliar información aquí:
https://roiinstitute.net/
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