Qué es un LMS y cómo funciona

La enseñanza online cada vez adquiere mayor popularidad y relevancia en la sociedad actual. Mucha culpa del éxito del aprendizaje virtual lo tienen las plataformas especializadas de gestión de aprendizaje que ofrecen un entorno ideal para ofrecer formación por internet,

A continuación hablaremos sobre qué es un LMS, qué tipos de plataformas de aprendizaje online existen y cuáles son sus principales ventajas.

Acercan la enseñanza a distancia a la experiencia de la presencial incorporando además todas las ventajas del aprendizaje online.

Learning (Aprendizaje)  Sirve para crear entornos donde el aprendizaje efectivo sucede.

Management (Gestor) Permite gestionar todo lo relativo a ese aprendizaje; creación de cursos, actividades, gestión de usuarios, evaluaciones, comunicación…

System: porque es un sistema o plataforma informática

Los LMS se caracterizan principalmente por ser portales online que requieren de una autenticación para acceder a los mismos, utilizan protocolos de conexión seguros, soporta distintos formatos de contenidos y canales de comunicación, son intuitivos y fáciles de utilizar y son altamente personalizables.

En el mercado existe una amplia oferta de plataformas LMS donde escoger la más adecuada para cada proyecto. Dependiendo del tipo de licencia bajo el que trabajan se pueden encontrar dos tipos de LMS:

Plataformas LMS con licencia

Son aquellas plataformas LMS profesionales que necesitan de la adquisición de una licencia para poder utilizarlas. Son herramientas avanzadas que cuentan con multitud de funciones y opciones para poder ofrecer un entorno de aprendizaje profesional.

Estos sistemas basados en licencias, si se adaptan a las necesidades de la formación que queremos impartir son muy cómodos, ya que no nos tenemos que preocupar por nada a la hora de contratarlos.

Pero tienen la gran desventaja de que al estar bajo licencia propietaria se crea una dependencia de proveedor con la empresa creadora de la plataforma.

Tanto el desarrollo de posibles personalizaciones como las actualizaciones van a depender en todo momento de la empresa, de sus intereses o del presupuesto del que dispongas para realizar las personalizaciones que requieres.

Algunos ejemplos de este tipo de plataformas de aprendizaje bajo licencia son Blackboard o Pluto LMS.

Plataformas LMS de código abierto

Se trata de plataformas LMS que son de libre uso tanto para proyectos educativos como profesionales. Entre las principales plataformas libres de aprendizaje destacan Moodle y Dokeos.

Pueden requerir un mayor trabajo a la hora de ponerlas en marcha (aunque no siempre) que las de licencia propietaria, pero tienen una gran ventaja; el no estar atado a un único proveedor, ya que es más facil encontrar proveedores que dominen la plataforma.

Al ser de código abierto se pueden realizar modificaciones de forma libre y normalmente tienen detrás una gran comunidad de desarrolladores que soportan su actualización y la implementación de nuevas funcionalidades.

● Creación y carga de contenido del curso: Un LMS permite crear contenido del curso y cargarlo en una amplia variedad de formatos, incluidos audio, vídeo, multimedia, documentos, etc.

● Gestión de usuarios y cursos: Un LMS ofrece gestión de usuarios y gestión de cursos. La inscripción de usuarios, el etiquetado, la administración de cursos, la gestión de pedidos, la preinscripción y la asignación de cursos se pueden realizar de forma semiautomática.

● Gestión de comunicaciones: Un LMS puede gestionar todas las comunicaciones y notificaciones del curso a los usuarios interesados. Por ejemplo, un LMS puede enviar automáticamente una notificación a todos los usuarios inscritos cuando el profesor carga una nueva tarea. No es necesario copiar y pegar datos de contacto ni cambiar entre dos servicios digitales.

● Gestión de informes: Un LMS puede generar una amplia variedad de informes, incluido el progreso, la puntuación, la participación de los estudiantes, etc. Los datos pueden utilizarse para obtener información valiosa sobre la eficacia del contenido del curso.

● Creación y gestión de evaluaciones: Las evaluaciones son una parte clave de cualquier proceso de aprendizaje. Un LMS facilita la creación y gestión de estas evaluaciones, tanto evaluadas por el sistema como evaluadas por el tutor.

● Fomentan la comunicación y la colaboración. Son plataformas donde la comunicación no va en una única dirección. Un LMS con herramientas de colaboración y comunicación integradas facilita la comunicación y colaboración mejoradas entre las personas, fomenta el aprendizaje social y mejora la eficacia del curso.

● Sistema escalable. El número de alumnos puede ser incrementado de forma rápida y sencilla si es necesario.

● Gestión eficiente. Un LMS permite un control general efectivo y completo de la administración, automatización y comunicación con usuarios, profesores y formadores y por supuesto, la gestión del contenido.

● Enseñanza para todos. Facilita la inclusión de todas las personas a la hora de acceder a la formación. Las herramientas que proporcionan las plataformas e-learning favorecen la inclusión de personas con alguna discapacidad.

● Se beneficia de las ventajas del Cloud Computing. Se puede acceder a cualquier horario, desde cualquier lugar y sin limitarse a un tipo de dispositivo o sistema operativo.

● Ahorro de tiempo y dinero. Una vez configurado, un LMS puede almacenar contenido que se puede reutilizar muchas veces y libera el tiempo del profesorado en tareas repetitivas, dándole más valor a su tiempo y pudiendo dedicarse más a facilitar el aprendizaje a los alumnos.

Hemos visto qué son las plataformas LMS y sus características más importantes. Estos portales para crear y gestionar cursos online intentan acercar la enseñanza a distancia a la enseñanza online, añadiendo las múltiples ventajas de la formación virtual.

Cualquier institución que desee impartir una formación eficaz debe considerar tener un LMS que se adapte a sus necesidades y estilo de formación.

Esto le permitirá maximizar la eficacia de sus programas de formación.

Para elegir el LMS apropiado para ti o tu empresa es necesario hacer un buen análisis de tus requerimientos, teniendo en cuenta tanto los requerimientos funcionales, como los técnicos y por supuesto considerando el presupuesto del que dispones.

Por eso es fundamental tener en cuenta las características de la formación que vas a crear y su metodología.

– Aquí tienes una guía de como crear un curso de formación online paso a paso – 

A continuación te explicamos como puedes definir estos requerimientos y hacer un análisis de necesidades para poder hacer una buena elección de tu plataforma de elearning.

Requerimientos funcionales

Los requerimientos funcionales de un LMS se refieren a las cosas que van a poder hacer estudiantes, profesorado y administradores de la plataforma.

Funciones fundamentales

1. Gestión de usuarios

Tendrás que tener claro como vas a trabajar con los usuarios:

⇒ ¿Cómo se van a registrar/matricular los estudiantes? ¿Lo harán ellos mismos o será el administrador de sistema el que los matricule?
⇒ ¿Quién gestionará el LMS? ¿Necesitas un sistema en el que puedas crear diferentes perfiles de usuario, asignarles roles; administrador, tutor, colaborador….?
⇒ ¿Las formaciones que vas a impartir son individuales o colectivas?
⇒ ¿Las matrículas a formaciones van a ser puntuales o necesitas un sistema de membresía?
⇒¿Necesitas crear grupos dentro de la plataforma?

2. Gestión de cursos

Necesitas tener claro el tipo de formación que vas a impartir, así como el modelo de aprendizaje que vas a utilizar.

● Elearning puro: la formación se impartirá solamente a través de Internet.
Aprendizaje mixto: Una parte de la formación se desarrollará a través de métodos telemáticos y otra de forma presencial

● Formación tutorizada: la formación será dirigida por un tutor o facilitador.

● Autoformación: La formación se realiza de manera autónoma por parte del alumno

Tendrás que tener en cuenta si necesitas mecanismos de comunicación y si estos han de ser síncronos o asíncronos.

Algunas preguntas que te pueden ayudar:

⇒ ¿Planeas organizar seminarios web? Si es así el LMS debe incluir software de seminario web o integración con servicios de videoconferencia?

⇒ ¿La formación se va a implementar de manera síncrona? En caso afirmativo, necesitas un LMS que te permita administrar los horarios y las ubicaciones del aula, supervisar el rendimiento y la asistencia y asignar alumnos e instructores a sesiones sin conexión.

⇒ ¿Cómo vas a distribuir el contenido y cómo a navegar el alumnado a través de él? Cuando accedan al curso, ¿verán todo el contenido o lo irás liberando poco a poco? La liberación de contenido, ¿la vas a hacer de forma manual o automatizada?

3. Soporte y creación de contenidos

Tendrás que tener claro también el tipo de materiales educativos que ofrecerás en la plataforma.

⇒ ¿Qué contenido y tecnologías vas a utilizar? PDF, documentos, MP3, MP4, SCORM, AICC, TinCan…. Asegúrate de que el LMS admite los formatos que necesitas y planificas usar

⇒ ¿Necesitas un editor de contenidos? Algunos LMS tienen integrados creadores de contenido o tienen la capacidad de integrarlos, de modo que puedes crear contenido interactivo dentro de la misma plataforma.

4. Analíticas e informes

El tener datos del comportamiento y desempeño del alumnado pude ser muy valioso para mejorar las formaciones y corregir posibles problemas.

⇒¿Necesitas informes detallados sobre materiales, grupos, usuarios o solamente necesitas conocer el progreso de los alumnos en general?

⇒¿Quieres personalizar los informes?

Funciones extra

Además, los LMS pueden tener muchas funciones, tendrás que valorar si estas opciones adicionales aportan valor a tus formaciones o son una distracción que no.

✎ Aprendizaje social

Esta es una de las grandes tendencias del elearning como te lo mostramos en este artículo sobre tendencias de elearning en 2021

Si deseas aprovechar la colaboración social, necesitas un LMS con funciones de aprendizaje social. Estos sistemas son similares a las redes sociales, donde el alumnado puede publicar artículos, discutir publicaciones de sus compañeros y dar me gusta y compartir contenido.

Los instructores y expertos también pueden añadir materiales de estudio y si es necesario responder preguntas.

Este tipo de funcionalidades te ayudarán a crear comunidades y por ejemplo en el caso de empresas, generar sinergias y capitalizar el conocimiento colectivo.

✎ Gamificación

La gamificación puede motivar enormemente y también es una de las tendencias en alza del elearning.

La posibilidad, por ejemplo, de crear recompensas o puntos por tareas completadas pude hacer que los alumnos se involucren más en el entrenamiento y se esfuercen para tener éxito.

Ya la mayoría de LMS han incorporado esta tendencia y han agregado elementos de gamificación; puntos, premios, calificaciones; insignias, etc.

✎ Gestión del talento

Si quieres desarrollar ciertas habilidades de tu alumnado, busca LMS con la función de gestión de habilidades. Te permite elegir las competencias necesarias y crear programas de aprendizaje que cubran brechas de aprendizaje y rastree el éxito de los usuarios

✎ Aprendizaje móvil

Si tu alumnado necesita capacitarse en cualquier sitio y en cualquier momento deberás considerar un LMS que como mínimo admita cursos que se adapten totalmente al tamaño de la pantalla de cualquier dispositivo.  Aunque la solución ideal sería una plataforma que además incluya una aplicación móvil que permita a los alumnos realizar cursos sin conexión.

Esto último será especialmente útil para aquellos que viajan mucho y necesitan acceso a materiales de capacitación desde aviones u otros lugares con conexión a Internet baja o nula

✎ Comercio electrónico

Si tienes la intención de vender cursos, tienes que buscar un LMS con opción de comercio electrónico. Que te permita establecer precios para los cursos y realizar seguimiento de ventas y administrar los ingresos sin tener que integrar un back-end de comercio electrónico.

✎ Certificados

Otra forma de motivar al alumnado a aprender es recompensarles con certificados.

Algunos LMS emiten certificados automáticamente a los usuarios después de que estos completan un curso o una prueba. Esta opción también es útil para las empresas que brindan a los empleados certificados profesionales o  capacitación en certificación como un servicio.

Requerimientos técnicos

SAAS (Software As A Service)  o alojada en servidores propios

Una de las opciones por las que te puedes decantar es por una solución SAAS, estas se caracterizan porque tanto la aplicación como los datos están en el servidor (en los ordenadores) de la empresa propietaria del LMS y esta te da acceso a ella a través de un navegador o aplicación. Son cómodas porque no te tienes que preocupar por la parte técnica de instalación y alojamiento de la plataforma, aunque pierdes un poco el control de la plataforma y tienes que tener cuidado con que el proveedor cumpla con la ley de protección de datos.

Otra de las opciones es alojar la plataforma en tus propios servidores tomando el control de la misma y la gestión de los datos.

Seguridad

Dependiendo de la política de seguridad tienes que identificar los requisitos de seguridad, por ejemplo, dónde se almacenan los datos, cómo van a recibir los usuarios, los inicios de sesión y contraseña, cómo se van a autentificar en el sistema y quien tiene acceso a qué datos

Integración con otros sistemas

Tendrás que tener en consideración que necesidades de integración con otro software necesitas, por ejemplo sistemas de facturación, email marketing, crm, etc.

Consideraciones de precios

Al buscar una plataforma no puedes obviar el aspecto económico.

Para encontrar el sistema perfecto para tu presupuesto, necesitas conocer los pros y los contras de los diferentes modelos de precios y definir el más adecuado para tu caso.

Existen principalmente varios modelos de precio en el caso de software privativo o bajo licencia:

● Pago por usuario activo: Solo pagas por aquellos que usan el sistema durante cada ciclo de facturación.

Pago por alumno: Pagas un precio fijo por un número fijo de usuarios, independientemente de si están activos o no.

● Pago por uso: Solo pagas por lo que usa, por ejemplo, los usuarios y los curso que toman.

● Tarifa de licencia/suscripción: Pagas un precio fijo por un periodo fijo, como 1 año o 6 meses y agregas tantos usuarios y materiales de capacitación como necesites.

En el caso de decantarte por software libre (como por ejemplo Moodle, o WordPress + plugin de LMS) tendrás que tener en cuenta otro tipo de costos como son:

● Hosting o servidor

● Dominio

● Mantenimiento técnico

Somos conscientes de que muchas veces es difícil saber lo que tienes que pedirle exactamente a tu proveedor si todo esto de los LMS es completamente nuevo para ti.

Por eso, para ayudarte en la elección de tu LMS te hemos preparado una guía que te ayudará a definir los requisitos que tienes que tener en cuenta a la hora de elegir.

Si quieres vender cursos online y quieres saber qué LMS elegir para crear tu academia online, según la fase en la que se encuentre tu proyecto te interesa este artículo:

¿Cuál es la mejor plataforma para vender cursos online?

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